x Általános leírás x Működési leírás

xxx A rendszer funkciói

xx A bizonylatrendszer felépítése

x Ajánlat

Ajánlat terméklista alapján

• Ajánlatsablonok használata
• Ajánlatsorozat készítése (egymásra épülő ajánlatok)

Árajánlatot az arra jogosult munkatárs, csak a terméklistában szereplő termékekből, a listából történő kiválasztással adhat. Az árajánlatok kibocsátását a felhasználó által előre definiált ajánlatsablonok segítik. Amennyiben az ajánlatot az ügyfél valamilyen okból nem fogadja el (bizonyos tétel visszautasítása, túl magas ár, stb.), az eredeti ajánlatból újabb ajánlat képezhető a kifogásolt tétel elhagyásával, vagy árengedmény biztosításával. Az ajánlatot adó csak a rendszeradminisztrátor által előre meghatározott mértékű kedvezményt tud biztosítani. Minden egyes ügylethez az ügylettel kapcsolatos összes ajánlat a rendszerben rögzítésre kerül, így fontos információk nyerhetők adott ügyfél vásárlási szokásairól.

x Rendelés visszaigazolás

• Elfogadás esetén átemelés az ajánlatról
• Raktárfigyelés, hiány esetén kimenő megrendelés igénylése
• Termékfoglalás

Elfogadott árajánlat esetén az ügyfél rendelés-visszaigazolást kap. A visszaigazolás tételei a rendelés előzményeként kiállított árajánlatból emelhetők át. (Amennyiben a rendelést nem előzte meg árajánlat kibocsátás, úgy a visszaigazolás tételeit a terméklistából kell kiválasztani.) A visszaigazolás kiállításával egy időben, a raktárkészletben lefoglalásra kerülnek az elfogadott ajánlatban, illetve a visszaigazolásban szereplő tételek, így azt nem lehet másik visszaigazoláshoz rendelni. Amennyiben a raktárkészletben nincs a visszaigazolásnak megfelelő mennyiségű áru, a rendszer ezt jelzi a visszaigazolást kiállítónak, és a kimenő megrendelés igényt tárolja.

x Kimenő megrendelés

• Rendelés visszaigazolás alapján
• Hiánypótlás, garanciális csere bevételezett termékre
• Megrendelés a termék eredeti nevén

A rendelés visszaigazolások által generált kimenő megrendelés igényeket a rendszer összesíti, így a visszaigazolásokon szereplő, raktáron nem lévő tételeket átemelve lehet a hiányzó árut megrendelni a beszállítóktól.
Mivel a raktáron lévő minden gyári számos tételhez rögzítésre kerül, hogy melyik bejövő számláról került bevételezésre, az esetlegesen hiányos termékhez hiánypótlás céljából kiegészítő megrendelést lehet fűzni. A terméknyilvántartásban minden terméknél rögzítésre kerül a termék eredeti, a szállító által meghatározott megnevezése. Ez teszi lehetővé, hogy a ki menő megrendelések a szállító terminológiájának megfelelően készülnek.

xxx

x Bevételezési jegy

• Kimenő megrendelés alapján
• Nyilvántartási érték kalkuláció
• Vám, csomagolási és egyéb költségnyilvántartás
• Vámhatározat nyilvántartás

A bevételezés alapja a kimenő megrendelés. A megrendelésen szereplő tételeket a bejövő számla alapján egyben, illetve - amennyiben a megrendelésen a résszállítás engedélyezve volt - tételenként lehet átemelni a bevételezési jegyre. A bevételezéskor rögzíteni kell az áruhoz tartozó bejövő számla számát. (A számla adatait a bejövő számlák kezelésére szolgáló adminisztrátori funkcióban rögzítik.) A bevételezéskor rögzítik az áru beérkezéséig az árura rakódó költségeket. (vám-, csomagolás-, szállítás-, egyéb költségek) A kimenő megrendelés, a bejövő számla adatai és a költségadatok alapján kalkulálja a rendszer, adott áru nyilvántartási értékét. Amennyiben import beszerzésről van szó, a rendszerhez kapcsolt banki árfolyamimport által szolgáltatott napi árfolyamon történik a kalkuláció.

x Szállítólevél

• Rendelés visszaigazolás alapján
• Munkalap alapján
• Átraktározás

A raktárakból árumozgás csak kiállított szállítólevéllel dokumentáltan történhet. Szállítólevél kiállítását megelőzheti rendelés visszaigazolás, vagy valamely szolgáltatáshoz kötődő munkalap. Ilyenkor a visszaigazoláson, illetve a munkalapon szereplő tételeket lehet átemelni a szállítólevélre. Átraktározáskor a művelet végrehajtásának rögzítésekor automatikusan keletkezik a művelet végrehajtására vonatkozó szállítólevél.

x Számla

• Szállítólevél alapján
• Szervizmunkalap alapján
• Átalánydíjas szerződés alapján

Számla kiállítása szállítólevélen, vagy valamely szolgáltatáshoz kapcsolódó munkalapon rögzített adatok átvételével történik. Valamely gyári számos termékhez, illetve a partnernyilvántartásban szereplő végfelhasználóhoz kötődő átalánydíjas szerződés esetén, az adatbázisban tárolt szerződés adatok (lejárat, teljesítés gyakoriság, ellenérték, stb.) alapján is kiállíthatók számlák. A kiállított számlákra azonban mindig igaz, hogy a rendszerben megtalálható a számla kiállításának alapját képező dokumentum.

xx Felhasználó definíciók

x Rendszeradminisztrátori jogosultság-kiosztás

• Jogkörök (olvasás, új létrehozás, módosítás, törlés) minden funkcióra
• Működési terület meghatározása felhasználónként
  (megyék szerint, raktárak szerint)

x Felhasználói beállítások

• Jelszó
• Minden funkciónál szűrhető és menthető lista felhasználó
  beállításai szerint

A rendszeradminisztrátor felhasználónként határozhatja meg, hogy adott felhasználó mely programfunkciókat, milyen jogkörrel használhat. Funkcióhasználat szempontjából a rendszer megkülönböztet "olvasás", "új létrehozás", "módosítás", "törlés", illetve egyes funkcióknál "végrehajtás" jogkört. Lehetőség van a felhasználók földrajzilag elkülönülő működési területének meghatározására is. E felhasználó paraméterek beállításával érhető el, hogy a cég minden munkatársa, csak a saját feladatkörének ellátásához nélkülözhetetlen adatokhoz férjen hozzá, és csak az általa használt bizonylatokat tudja különböző szinten kezelni.
A felhasználónak a rendszerrel kapcsolatos beállítási jogai csak a saját jelszavára és az általa használt funkció valamely felületén megjelenő adatok szűrésére, rendezésére korlátozódnak. (Például a számlázással foglalkozó alkalmazott a lezárt, de még nem számlázott munkalapokra szűrt munkalaplistát definiálhat, és menthet el. Így lehetősége van, arra hogy az általa definiált "nézet" szerint, csak számlázandó munkalapokat lásson a munkalaplista funkció aktiválásakor.)

xx Raktár

• Raktárkezelés (tetszőleges számú)
• Bevételezés
• Terméknyilvántartás
• • Eladási árkalkuláció: beszerzési ár + egyéb költségek
    (garancia, vám, szállítás) alapján
• Gyártás (rakatáron lévő termékekből új termék)
• Anyagbontás (egy termékből több más minőségű termék)
• Csomagbontás (egy csomagból több, azonos minőségű termék)
• • Raktárzárás
  • Raktárkészlet "korának" figyelés

xxx

xxx

A rendszer korlátlan számú raktár kezelésére alkalmas. A készlet bevételezés alapja a visszaigazolt kimenő megrendelés, illetve az áruhoz tartozó bejövő számla. A megrendelésben szereplő tételek egyszerűen átemelhetők a bevételezésbe, ezekhez pedig hozzárendelhető a bejövő számla. A bevételezett áruknál automatikusan végrehajtódik az eladási árkalkuláció. Az árkalkulációban a beszerzési áron kívül, szerepet kap a felhasználó által a különböző termékcsoportokra meghatározott árrés, és az árut terhelő különböző költségek (vám, szállítási- és csomagolási költség, stb.) A beszerzési ár kalkulációja import termék esetén az árfolyam import program-kiegészítéssel aktuális napi árfolyamon történhet. A kalkulált eladási árat, a megfelelő jogosultsággal rendelkező személy természetesen módosíthatja.
A beépített ellenőrző funkciók minimálisra korlátozzák a tévedés lehetőségét. (Pl. A bevételezett áru összesített beszerzési ára nem lehet magasabb az áruhoz tartozó számlán szereplő összegnél.)
Raktáron belüli műveletekkel a raktáron lévő áruból új termékek hozhatók létre. A gyártás (összeszerelés) során, a raktáron lévő különböző termékekből új, cikkszámmal, esetleg egyedi azonosítóval rendelkező termék jön létre. Az anyagbontás műveletnél adott termék valamely összetevőjét az eredeti termékből kivéve új, cikkszámmal, esetleg önálló gyári számmal rendelkező termék keletkezik. A csomagbontás művelettel az áru kiszerelésén változtatva jönnek létre új, cikkszámmal rendelkező termékek. A rendszer figyeli, hogy a raktáron belüli műveletekkel az összesített raktárkészlet nem változhat.
A raktárzárás funkció segítségével tetszés szerinti időközönként zárható a raktárforgalmi analitika. A rendszer a zárókészleteket tárolja, ezekre különböző elemzések végezhetők. Fogyóáru kivételezésekor a rendszer alapértékként mindig - a bejövő számlák alapján nyilvántartott - a raktárba legkorábban beérkezett termékeket adja ki a szállítólevélre.

xx Szervíz-szolgáltatás

• Szerviz adminisztráció
• • Munkalapok kezelése
    Típusok: egyedi megrendelés, garanciális, üzembe helyezés, átalánydíjas
  • Munkavégzések, ráfordított idő, kiszállás nyomon követése
  • Garanciális idő ellenőrzése készülék nyilvántartás alapján
• Átalánydíjas szerződések
• • Készülék nyilvántartás alapján

A rendszerben a cég által nyújtott minden szolgáltatáshoz, a munka minden paraméterét tartalmazó munkalap tartozik. Munkalap kiállítását a szerviz adminisztrátor kezdeményezheti, értékesített termékhez tartozó szállítólevél (üzembe helyezés), vagy egyedi szolgáltatás megrendelés alapján. Amennyiben a szolgáltatás eladott gyári számos termékhez kötődik, a munkalapra a terméknyilvántartásból lehet átemelni a termékre vonatkozó összes szükséges adatot. (termékjellemzők, végfelhasználó adatai, garanciára vonatkozó adatok, átalánydíjas szerződés adatai) Ha a szolgáltatást elfogadott árajánlat alapján végzik, a szükséges adatok az ajánlatból emelhetők át.
Az adminisztrátor a feladathoz a szolgáltatásokat végző munkatársak elfoglaltságának függvényében munkavégző(ke)t és munkafelelőst, a területi illetékesség ismeretében pedig, a szolgáltatás anyagigényét kielégítő raktárt rendel a munkához.
A szolgáltatást végző alkalmazottnak kell a munkalapra rögzíteni a munkavégzéssel kapcsolatos összes adatot.

• Munkavégzőre lebontva rögzíti a munkaórák számát, a feladat bonyolultságától függő munkadíj kategóriát. (Számlázáskor a háttér definíciós táblában a kategóriának megfelelő óradíj kerül számlázásra.)
• Amennyiben a szolgáltatás kiszállással jár, rögzíti a kiszálláshoz használt gépjármű rendszámát, és a kiszállási körzetet. (Számlázáskor az adott gépjármű normája és a kiszállási körzethez beállított kiszállási díj alapján történik a díjszámítás.)
• Amennyiben a szolgáltatásnak anyagigénye van, a munkafelelős a munkalapra vezeti fel a szükséges anyagot, alkatrészt, stb. (A raktárból a munkalap alapján generált szállítólevélre veheti fel a munkalapon szereplő tételeket.)
• A munka elvégzésekor a munkafelelős lezárja a munkalapot.

A számlázó a lezárt munkalapon szereplő adatokat átemelve bocsátja ki a számlát.

xx Pénzügy adminisztráció

• Követelések (Kibocsátott számlák)
• • Számlák kiegyenlítése
  • Követelés egyenleg figyelés
  • Fizetési felszólítás
  • Késedelmi kamat számítás
  • Egyenlegközlő
• Tartozások (Bejövő számlák)
• • Számlák kiegyenlítése
  • Tartozás egyenleg figyelése
• Aktuális egyenleg (kiegyenlített, követelés, várható beérkezés) figyelése
• Készpénzkezelés
• • Valutás és forintos házipénztár
  • Bizonylatok (bevétel, kiadás, előleg)

A számlaadminisztrációs felületek funkciói segítenek a bel- és külföldi vevőkkel, szállítókkal, pénzintézetekkel, hatóságokkal, kapcsolatos pénzügyi események menedzselésében. A kibocsátott számlák és a háttér definíciós tábla adatai alapján automatikusan generálhatók egyenlegközlő, fizetési felszólítás és egyéb nyomtatványok a vevők számára. A bejövő és kibocsátott számlák lejárati idejének figyelembe vételével készíthetők a cég pillanatnyi pénzügyi helyzetét mutató elemzések.
Pénzügyi statisztikák készíthetők a cég profiljába tartozó tevékenységi körök teljesítményéről, nyereségességéről. A bejövő importszámlák kiegyenlítésekor, a napi árfolyamimport alapján részletes kimutatások készíthetők adott termék beérkezése, és a termékhez tartozó számla kiegyenlítése közötti időben keletkezett árfolyam nyereségről, illetve veszteségről.

xx Statisztika

• Árbevétel analízis számlák, termékek és tetszőleges szempontok alapján
• Eredmény kimutatások, elemzések

• Költség analízis számlák, költséghelyek, személyek és egyéb szempontok alapján
• Személyes teljesítmények nyomon követése, mint szerviz tevékenység analízise

xx Partner nyilvántartás

• Többszintű hierarchia
• Intézmény jellegű definíció
• Kapcsolatok nyilvántartása

A rendszerben a partnereket (vevőket, beszállítókat, gyártókat) hierarchikus rendben lehet nyilvántartani. Az intézmény jellegű partnerdefinícióknak köszönhetően a végfelhasználókat osztály- és beosztás szerint is tárolja a rendszer. Így pl. a gyári számos készülékekről nemcsak azt lehet bármelyik pillanatban megtudni, hogy melyik partnercégnek értékesítette azt a vállalat, hanem hogy partneren belül melyik részlegnél és azon belül melyik osztályon van az adott áru. A partnernyilvántartásban szabadon kitölthető mezők állnak rendelkezésre megjegyzések tárolására. A megjegyzésekben lehet rögzíteni a végfelhasználókról szóló kiegészítő információkat (fizetési szokások, személyhez kötődő információk), megkönnyítve ezzel adott ügylet kockázatelemzését vagy a marketingmunkát.

xx Termék nyilvántartás

• Cikkszám alapú nyilvántartás
• • Csoportos termékár frissítés
• Termék nyomon követés (eladott gyári számos termékek alapján)
• • Milyen termékek vannak az egyes partnereknél és fordítva:
    melyik partnernél, milyen termékek vannak
  • Garanciális idő
  • Üzembe helyezési idő
  • Szervizelés nyilvántartása munkalapok alapján

A rendszerben a gyári számos termékek adataihoz a beérkezéstől kezdve plusz információk adódnak. Rögzítésre kerül a termék üzembe helyezésének dátuma, garanciális ideje, a végfelhasználó adatai, a termékhez kötődő átalánydíjas szerződések paraméterei, az eszközön végzett szerviz szolgáltatások ismérvei, stb. Az így tárolt plusz információkból termékre, illetve termékcsoportra vonatkozó költség- és nyereségesség elemzések készíthetők a termék-termékcsoport értékesítésére, illetve az ezekhez kapcsolódó átalánydíjas szolgáltatásokra vonatkozóan.